Factsys.be

1. Identiteit:

Factsys is een product van APP3 BVBA
Prof. Van Vaerenberghstraat 18
9400 Okegem (Ninove)
België
+32 498 06 09 31
privacy@factsys.be
BTW: BE 0687.481.560
Ondernemingsnummer: 0687.481.560

2. Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking:

Het verkrijgen en verwerken van uw persoonsgegevens is nodig om gebruik te kunnen maken de services die Factsys biedt.
De gegevens die wij vragen en verwerken zijn beperkt tot een strict minium:

Voor toegang tot de applicatie (bij registratie) vragen we enkel een e-mail adres en wachtwoord. Voor het kiezen van een voldoende sterk wachtwoord ben u zelf verantwoordelijk. Voor de veilige opslag doen wij er alles aan om dit zo veilig mogelijk te doen. Alle online communicatie verloopt dan ook over het HTTPS protocol en uw wachtwoord wordt geëncrypteerd opgeslaan in onze databanken. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij geen toegang verschaffen tot de online facturatiesoftware.
Voor de betaling van de dienst zullen u uw naam en creditcard- of bankkaartgegevens gevraagd worden. Ook hier geldt dat u bij het niet verstrekken van de gegevens geen gebruik zal kunnen maken van de online software.

Deze gegevens zullen enkel en alleen gebruikt worden voor interne verwerking, dwz. dat we deze gegevens gebruiken om u toegang tot de diensten te bieden, maar ook om mailings (over belangrijke informatie, nieuwe features, problemen,...) te versturen.
In geen geval zullen deze gegevens doorgegeven of verkocht worden aan derde partijen voor commerciële doeleinden.

3. Duur van de opslag:

Uw persoonsgegevens zullen bij ons opgeslaan blijven zolang u wenst gebruik te maken van de dienst (maw. zolang u betaalt voor de dienst), van zodra de service afloopt blijven de gegevens echter wel nog opgeslaan voor archiveringsdoeleinden. Dit zodat u nog steeds na afloop van uw abbonement uw facturen ed. kan raadplegen in het archief.

4. Het recht om een klacht in te dienen:

Indien u Factsys (of APP3 BVBA) ervan verdenkt misbruik te maken van uw persoonsgegevens, op welke manier dan ook, staat het u vrij om een klacht in te dienen bij de daarvooer bevoegde instanties in uw land, de gegevensbeschermingsautoriteit. Voor België is dit de Privacy Commissie. Indien u liever eerst contact met ons opneemt om iets omtrent uw privacy rechten te bespreken dan kan dat via privacy@factsys.be.

5. Ontvangers van de persoonsgegevens:

Voor het aanbieden van de online facturatiesoftware maken wij gebruik van een aantal diensten die dan ook (een deel van) uw persoonsgegevens van ons zullen ontvangen, uitsluitend indien nodig en beperkt tot de subset van gegevens die nodig zijn voor het correct functioneren van de samenwerking.
De partijën waarmee wij (een gedeelte van) uw gegevens zullen delen zijn:

Mollie: dit is onze betalingsprovider. Wij geven geen directe informatie aan hen door, maar via onze dienst zal wel naadloos naar hen worden doorgestuurd om de betaling van de dienst te vervolledigen. Van zodra u dit gedaan hebt wisselen zij wel persoonsinformatie uit met ons maar wij slaan deze niet op, wij gebruiken deze enkel (een zeer beperkte subset) voor het verwerken en correct noteren van uw betaling.
Mailgun: dit is onze mailprovider. Alle emails die u ontvangt van ons versturen wij via hun platform. Dat houdt in dat wij de inhoud van de email met hen delen alsook uw email adres.
Amazon: Factsys wordt helemaal gehost bij Amazon. Dwz dat de server bij Amazon staat alsook de databank. Elke file-upload die u ergens op ons platform doet (bedrijfslogo of bijlagen bij facturen bv.) worden ook bij Amazon opgeslaan. Alle data staat opgeslaan op Amazon servers in Frankfurt (Duitsland) en deze data valt dus ook onder de GDPR.
Google: Met Google wisselen wij enkel uw email adres uit indien u wenst connectie te maken tussen uw Factsys account en uw Google account voor het automatisch uploaden van documenten naar Google Drive.
Dropbox: Met Dropbox wisselen wij enkel uw email adres uit indien u wenst connectie te maken tussen uw Factsys account en uw Dropbox account voor het automatisch uploaden van documenten naar uw Dropbox online opslag.
CodaBox: Met CodaBox wisselen wij enkel de strict noodzakelijke gegevens uit teneinde een factuur correct bij de boekhouder te krijgen, en dit slecht na eerst manueel de connectie met DropBox op te zetten. De gegevens die we met hen uitwisselen voor de opzet van de verbinding is het enkel en alleen het BTW-nummer van uw onderneming waarvoor u werkt. Indien u echter persoonlijke gegevens vermeld in de facturen of creditnota's (contact-gegevens, namen, rekeningnummer,...) dan zullen deze gegevens zowel tekstueel (XML) als in PDF doorgegeven worden aan CodaBox, maar dit enkel na manueel op de knop te drukken om de factuur of creditnota door te sturen naar uw boekhouder. Van zodra deze verbinding opstaat zullen wij echter wel toegang krijgen tot de CodaBox informatie (CODA-bestanden) om de betalingen op uw rekening(en) (of die van uw bedrijf) te gaan uitlezen teneinde automatisch betalingen op facturen te kunnen gaan registreren.

6. Landen waarin de persoonsgegevens worden verstrekt:

Uw persoonsgevens blijven altijd binnen de EU en vallen dus steeds onder dezelfde rechten.
Zowel Mollie, Mailgun, Amazon, Google en Dropbox als CodaBox vallen onder de GDPR.

7. Intrekken van de toestemming tot de verwerking van persoonsgegevens:

Ten alle tijden heeft u het recht om uw Factsys account (en alle daarbij horende persoonsgegevens) te laten deactiveren (dan blijven de gegevens wel aanwezig in ons archief) of zelfs volledig te laten verwijderen.
Bij volledige verwijdering van de persoonsgegevens zullen deze in de operationele databank verwijderd worden, in de backups echter niet en dit om wettelijk in orde te blijven met het Belgische recht waarbij alle wettelijke documenten (zoals facturen, offertes en creditnota's) nog minstens 10 jaar moeten bewaard worden.
Een deactivatie of verwijdering van uw account kan u steeds aanvragen via privacy@factsys.be. Deze aanvraag zal door ons verwerkt worden binnen de 72u na aanvraag. U zal dan ook een bevestiging ontvangen van zodra aan uw vraag voldaan werd!

8. Bron van de persoonsgegevens:

Onze enige bron van persoonsgegevens is manuele invoer, hetzij tijdens registratie van uw bedrijf op ons platform, hetzij wanneer u zichzelf registreert voor een reeds bestaand bedrijf (aanvaarding van de uitnodiging tot gebruik van Factsys), hetzij via manuele aanpassing van uw gegevens via uw gebruikersprofiel.