Bij elk begin van een nieuw kwartaal kom je weer wat dichter tegen het einde van jaar... maar moet je natuurlijk ook telkens weer al dat papierwerk voor je zaak in orde krijgen. Alle facturen netjes (of ook niet) bij je boekhouder gaan afgeven zodat hij deze allemaal kan verwerken in het boekhoudpakket. Met Factsys kan het nu digitaal!
| We kennen het allemaal. Het einde van de maand nadert, het einde van het kwartaal en daar ligt nog een hoop papierwerk te doen! En op de koop toe staat je boekhouder nog eens aan je deur te kloppen om toch zo snel mogelijk al je facturen bij hem te krijgen! Herken jij jezelf (een beetje) in deze situatie? Wel dan hebben wij goed nieuws voor jou! Want vanaf vandaag moet je je alvast geen zorgen meer maken voor je verkoopfacturen! |
Vanaf nu kan je een koppeling opzetten met het boekhoudpakket van je boekhouder. Deze moet dan wel gebruik maken van één van de grootste boekhoudpakketen op de Belgische markt beschikbaar, namelijk Exact Online. Dankzij onze integratie met Exact Online kan je in slecht eens paar klikken de integratie met het softwarepakket van je boekhouder opgezet hebben!
Nog geen klant? Registreer dan vandaag nog!
|
Voor de opzet van de connectie met je boekhouder is het belangrijk dat je even een afspraak met hem/haar maakt en samen rond de tafel gaat zitten. Je moet namelijk eerts en vooral al weten of jouw boekhouder met het Exact Online softwarepakket werkt. Is dat zo? En heeft jouw boekhouder zin om jouw verkoopfacturen digitaal te ontvangen?
Niet elke boekhouder zit te springen om zomaar een softwarepakket met zijn boekhouding te laten connecteren. En dat begrijpen wij natuurlijk. Daarom even kort een woordje uitleg voor de boekhouders onder ons!
Het opzetten van een connectie tussen een Factsys-account en Exact Online gebeurt op een uitermate beveiligde manier. Het is namelijk zo dat alle communicatie met Exact op elk moment over beveiligde verbindingen gaat èn dat jij als boekhouder nooit je wachtwoord aan Factsys geeft! De enige keer dat je het wachtwoord van je Exact Online zal dienen in te voeren is op de beveiligde omgeving van Exact zelf. Van zodra dat gebeurt krijgt Factsys van Exact Online de goedkeuring om met jouw boekhouding te communiceren door middel van beveiligde tokens die telkens slechts een korte geldigheidsduur hebben!
Hèt grote voordeel voor jou als boekhouder is dat van zodra een factuur uit Factsys vertrek naar Exact je in de boekhouding zal beschikken over zowel de digitale factuur in PDF maar dat de factuur ook helemaal zal geboekt zijn op de juiste rekeningen! De finale verwerking is nog steeds aan jouw als boekhouder zodat je zeker bent dat er geen fouten in de boekhouding sluipen. Jij houdt dus steeds de controle over wat er finaal verwerk wordt in Exact Online, maar Factsys zet het wel allemaal klaar. Gedaan met het één per één invoeren van verkoopfacturen!
Wij raden steeds aan om als gebruiker op Factsys samen met de boekhouder rond de tafel te gaan zitten om de opzet hiervan en het doorsturen van de eerste facturen even samen te doen!
Het opzetten van de connectie is zeer eenvoudig. Op jouw Factys bedrijfsprofiel is er een blokje genaamd "Andere diensten". Hierin staat een groene knop met de tekst "Connecteer nu met Exact Online". Opgelet, van zodra je op deze knop klikt is het even de boekhouder die aan de slag moet!
Je wordt nu doorverwezen naar de beveiligde omgeving van Exact Online. Hier zal je als boekhouder eenmaal met je gebruikersnaam en wachtwoord moeten aanmelden. Is er voor jouw account two-factor authentication ingesteld dan zal je ook even jezelfd een tweede keer moeten authenticeren.
Nadien, indien dit de eerste Factsys klant is die connectie maakt met je boekhoudpakket, zal je nog even moeten aangeven dat je Factsys vertrouwd en toegang geeft tot de boekhouding.
Van zodra dat allemaal achter de rug wordt je terug doorverwezen naar Factsys. Nog een paar stappen en het werk van de boekhouder zit er op!
Terug in Factsys kom je opnieuw op het bedrijfsprofiel terecht. In het blokje "Verbindingen" zal je nu zien je de juiste boekhouding in Exact Online dient te selecteren. Indien gekend in Exact Online zal ook het BTW nummer van de bedrijven gelinkt aan de boekhouding weergegeven worden en proberen we de selectie reeds juist te zetten voor u. Indien de juiste boekhouding geselecteerd staat of je hebt dit zelf gedaan dien je nog op de knop Opslaan te klikken waarna de connectie met die specifieke boekhouding opgezet wordt. Belangrijk om te weten is dat van zodra de boekhouding hier werd geselecteerd de bedrijfseigenaar deze in Factsys niet meer kan aanpassen. Moet deze aangepast wordt dan moet de gehele verbinding met Exact Online eerst opgezegd worden en vervoglens opnieuw gelegd worden waarna de keuze opnieuw gemaakt zal kunnen worden!
Van zodra de boekhouding geselecteerd is gaan wij alvast aan het werk om een aantal gegevens op te halen mbt. factuurverwerking in Exact Online. I krijgt dan onderstaand scherm te zien. Dit kan een paar minuten duren. We vragen je dan ook om even geduldig af te wachten. Van zodra dit klaar is zal de pagina automatisch vernieuwen!
Als laaste stap dien je als boekhouder nu enkel het juiste grootboek en de de juiste rekeningen te selecteren waarop de verschillende facturen en factuurlijnen geboekt zullen worden alsook de BTW percentage definities uit Exact Online die gebruikt dienen te worden. We zullen voor al deze gegevens een zo goed mogelijke voorstelling doen, maar kijk dit zeker na en pas aan waar nodig.
Zijn al deze instellingen correct? Dan zijn we klaar om de eerste factuur helemaal digitaal aan je boekhouder te bezorgen!
Dit is het meest eenvoudige van allemaal! Het enige wat je moet doen is naar je factuur gaan die gefinaliseerd is en op de verzendknop klikken. In plaats van je factuur nu per email te versturen kies je voor de 2e optie nl. "Stuur naar boekhouder". Van zodra je daar op klikt vertrekt je factuur naar de boekhouder, wordt ze daar volledig verwerkt en krijg jij de bevestiging dat dit gebeurt is! Lukt dit om de één of andere reden niet? Geen nood! Dan informeren we je daar uitgebreid over!
Maar spreek wel even af met je boekhouder wanneer hij of zij jouw facturen verwacht! Bij het begin van een nieuw boekjaar bijvoorbeeld kan het zijn jij wel al facturen maakt maar dat je boekhouder nog niet helemaal klaar is om die te kunnen verwerken. Even afspreken met je boekhouder en je weet meteen wanneer je ze mag doorsturen!
Opgelet: van zodra een factuur verwerkt is bij de boekhouder is het niet meer mogelijk om een factuur terug te roepen en aan te passen! Dit juist omdat ze reeds verwerkt is in de boekhouding!
Ook dat is kinderspel. Van zodra je met je boekhouder verbonden bent heb je in je lijst van facturen een extra kolom met daarin de status. Degene die een rood kruisje hebben zijn nog niet verstuurd, degene met een groen vinkje en een datum zijn wel verstuurd en wel op die specifiek vermelde datum!
Is dat niet helemaal overzichtelijk? Dan kan je bovenaan het scherm kiezen om enkel de facturen die te zien die ofwel nog niet naar je boekhouder werden verstuurd ofwel alle facturen die juist wel naar je boekhouder werden verstuurd.
En alsof dat allemaal nog niet overzichtelijk is zie je op je dashboard (je startscherm) meteen hoeveel facturen er nog openstaan om naar je boekhouder te versturen!
Nog geen klant? Registreer dan vandaag nog!
|
Heb je nog vragen of opmerken? Aarzel dan zeker niet om contact met ons op te nemen via info@factsys.be. We staan je graag bij in het digitaliserings proces met je boekhouder!
