Periodieke facturen

13/08/2018 door Dirk Vranckaert

Heeft u er ook nood aan om één keer per maand of één keer per jaar klanten te factureren tegen een vast bedrag voor bijvoorbeeld een abonnement of inschrijvingsgeld? Dat kan vanaf nu met Factsys met onze module Periodieke Facturen waarmee je alles kan automatiseren en wij de factuur elke keer op factuur-dag voor je klaar zetten!

In onze module Periodieke Facturen kan je voor elke klant zoveel periodieke facturen aanmaken zoals je wenst. Elke periodieke factuur krijgt dan een startdatum (door jou in te voeren) en een gewenste uitvoeringsdatum. Bij maandeljkse periodieke facturen is dat de dag van de maand, voor de jaarlijkse periodieke facturen komt daar ook de maand van het jaar bij. Voor elke periodieke factuur die aangemaakt moet worden zullen wij dat 's nachts voor je doen. Het enige wat er dan nog voor je rest is de factuuur effectief te gaan versturen naar uw klanten. Maar ook dat kan met 1 druk op de knop. Dat leggen we verder in dit artikel uit!

Instellingen

Voor elke periodieke factuur kan je een aantal zaken gaan instellen. Ten eerste de startdatum vanaf wanneer de factuur gegenereerd mag worden. Ook een einddatum is mogelijk maar deze is optioneel. Zoals op elke gewone factuur moet je ook hier een onderwerp invoeren een taal voor de factuur selecteren. Voor de periodieke facturen kan je ook kiezen dat er automatisch een Belgisch gestructureerde mededeling aangemaakt wordt of dat je een vrijë medeling gebruikt. Het belangrijkste van de module is natuurlijk dat je kan instellen wanneer de herhaling van de facuur moet voorkomen. Zoals reeds eerder vermeld kan je hier kiezen om dit maandelijks of jaarlijkse te doen. Dagelijkse herhalingen van facturen zijn vandaag alsnog niet mogelijk. 

Voor elke periodieke factuur kan je facturatieregels toevoegen net zoals voor een gewone factuur. Een lege regel, op basis van een taak of op basis van een product. De inhoud kan net zo aangepast worden zodat de periodieke factuur helemaal op maat van je klant is!

Daarnaast moet elke factuur ook alle wettelijke gegevens bevatten zoals de naam en het adres van je bedrijf, het BTW nummer, de betalingsvoorwaarden en de datum. De datum is natuurlijk de datum van aanmaak. De overige gegevens worden net zoals een gewone factuur uit je bedrijfsprofiel gehaald.

Mocht je echter toch nood hebben om een extra boodschap toe te voegen dan heb je daartoe de kans in het notitie-veld. Deze extra boodschap zal onder de wettelijke betalingsvoowaarden vermeld worden.

Facturen Versturen

Van zodra een periodieke factuur opgemaakt dient te worden zullen wij dat 's nachts voor jou doen. Concreet betekent dit dat we de factuur opmaken met de juiste factuurregels, de betalings mededeling goed zetten en de verzender en ontvanger goed instellen. Voorlopig stopt het daar. Dat betekent dat de hele rompslomp voor het klaarmaken van de factuur niet meer door jou gedaan hoeft te worden. Vanaf dan is er dus ook voor elke periodieke factuur die gegenereerd werd een factuur beschikbaar in het facturen overzicht. Het versturen gebeurt vandaag dus nog niet automatisch. We voorzien wel een update in de nabije toekomst waarmee ook dit mogelijk zal worden!

Maar stel dat er elke 1e van de maand een 100-tal facturen uitgestuurd moeten worden voor jouw bedrijf, dan betekent dit wel dat jij die 100 facturen ook nog zelf moet gaan versturen. Maar ook daar hebben we oplossing voor die het jou gemakkelijk maakt: facturen bewerken in bulk.

Om facturen te bewerken/verzenden in bulk ga je naar het facturatie overzicht en druk je daar op de knop bewerken in bulk. Bovenaan deze pagina zie je aleereerst de filter-opties. Daar kan je per klant gaan selecteren, op basis van factuurdatum,... En natuurlijk kan je daar ook filteren op status. Om al je periodieke facturen die net gegeneerd zijn te gaan versturen zet je de status dus op 'Te versturen' en druk je op toepassen. Onderaan krijg je nu het resultaat van je filter met alle facturen die je kan versturen. Je kan deze één per één selecteren of alle facturen in één keer selecteren door op het bovenste selectievakje (in de titel) te klikken. Onderaan de pagina krijg je dan je opties wat je kan doen met de selectie, één van deze opties is dan om de facturen te versturen naar de klant.

De toekomst van periodieke facturen

Op dit ogenblik hebben twee extra zaken nog op onze todo-lijst staan wat periodieke facturen betreft:

  1. Voor elke gegenereerde periodieke factuur (of voor alle facturen die op één nacht gegeneerd worden) willen we bevestigingen gaan uitsturen per email zodat u weet dat deze klaar staan voor verzending.
  2. Daarnaast willen we ook aanbieden om de factuur meteen te verzenden naar de klant. Dit zou dus betekenen dat u periodieke facturen kan aanmaken waar u nadien niet meer hoeft naar om te kijken (tenzij de opvolging van de betalingen van de facutren uiteraard).

Probeer Factsys  nog vandaag en geniet van 30 dagen gratis proefperiode!
Zonder aankoopverplichting!

Nu aanmelden

Heeft u nog vragen of opmerkingen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen op het email adres info@factsys.be.

Deel dit bericht