In dit artikel gaan we samen je eerste factuur maken, en dit slechts in 2-minuten tijd! De enige voorwaarde is dat je reeds een Factsys account hebt. Heb je die nog niet, geen nood! Je kan voor 30 dagen gratis en zonder aankoopverplichting registeren!
Op zoek naar een bedrijfsmanagement tool?
|
Alles begint met het aanmaken van een klant. Geen klanten in het syteem, geen facturen!
Voor het aanmaken van een klant ga je naar het klantenbeheer en klik je daar op de knop Klant toevoegen. Een aantal zaken zijn reeds voor jou ingevuld:
Als je deze waarden aangepast hebt moet je nog even de naam en het adres van de klant invoeren (deze velden zijn verplicht) en indien de klant een bedrijf is en dus een BTW-nummer heeft kan je dat hier ook reeds invoeren.
Opgelet: als een bedrijf nog maar net opgericht is (en nog niet in het staadsblad verschenen is of de BTW activatie is nog niet rond) dan zal de validate van het BTW-nummer falen. Om hierrond te werken kan je tijdelijk het BTW-nummer leeg laten en bij het opmaken van de factuur bij de algemene voorwaarden aangeven dat het bedrijf in sé in oprichting is. Als de BTW-activatie helemaal rond is kan je nogmaals proberen de klant in te voeren en zou het BTW-nummer wel gevalideerd moeten kunnen worden!
Het emailadres moet niet ingevuld worden, echter als je dat hier wel al doet dan moet je je hier al geen zorgen over maken bij het versturen van de factuur. Je kan ook meteen na het aanmaken van een klant een contactpersoon koppelen aan de klant. Dan zullen zijn gegevens (email en telefoonnummer) gebruikt worden voor het verder opbouwen van de factuur.
Op je bedrijfsprofiel kan je een heleboel instellingen gaan aanpassen, in dit artikel zullen we focussen op het blokje Factuur en offerte instellingen. In deze instellingen kan je volgende zaken aanpassen die op alle toekomstige facturen zullen toegepast worden:
Al deze gegevens worden gebruikt om je factuur op te maken. Maar van zodra de factuur initieel gemaakt is kan u al deze zaken factuur per factuur nog gaan overschrijven indien dit nodig zou zijn alvorens de factuur te finaliseren en te versturen naar de klant!
Je eerste factuur aanmaken is kinderspel. Het enige wat je moet doen is je klant selecteren, factuurlijnen toevoegen en je factuur is klaar voor verzending.
Maar we beginnen dus met het selecteren van een klant. Van zodra je op de knop drukt voor het maken van een nieuwe factuur komt er een popup waarin je de klanr kan selecteren. Dat doe je door in het invoerveld te beginnen typen waarna de klanten die voldoen aan je ingevoerde zoekopdracht getoond worden in een lijst. Daaruit selecteer je de klant voor wie je een factuur wenst aan te maken.
Vervolgens moet je de inhoud van de factuur nog opbouwen. Dit doe je door in het Factuurlijnen paneel op de blauwe knop met de plus te klikken. Zoals je kan zien op onderstaande screenshot worden alle waarden meteen voor jou berekend. De volgorde van de lijnen kan je ook steeds wijzigen door op de pijltjes te klikken. Wil je een bijna exacte kopij van een bepaalde lijn toevoegen dan kan je op het tweede blauwe knopje van die lijn klikken, het kopieer icoon.
Na het opbouwen van de inhoud van je factuur moet je de gegevens van de factuur nog instellen. Deze worden voor jou volledig standaard ingesteld op basis van de klantgegevens voor wie de factuur is en op basis van je instellingen in je bedrijfsprofiel.
Een aantal van de meest interessante instellingen lijsten we hier graag voor jou op:
Steeds wanneer je iets aanpast kan je een voorbeeld opvragen hoe de factuur er zal komen uit te zien. Dit doe je door bovenaan op de knop Voorbeeld te klikken. Wanneer dit voorbeeld er goed uit ziet en je klaar bent met de inhoud van de factuur aan te passen kan je op Factuur finaliseren klikken. Dit zal de finale versie van de factuur aanmaken, alsook het PDF bestand van de factuur dat later gebruikt kan worden om lokaal op te slaan of te versturen.
Proficiat! Je eerste factuur met Factsys is een feit! Ze staat nu klaar om verstuurd te worden naar je klant (of om ze af te drukken en per post op te sturen: denk dan wel even aan het milieu).
Heb je nog vragen hieromtrent of een andere vraag wat betreft Factsys? Aarzel dan niet om ons te contacteren op info@factsys.be!
CRM, tijdsregistratie, facturatie,...
|