Je eerste factuur in slechts 2 minuten!

In dit artikel gaan we samen je eerste factuur maken, en dit slechts in 2-minuten tijd! De enige voorwaarde is dat je reeds een Factsys account hebt. Heb je die nog niet, geen nood! Je kan voor 30 dagen gratis en zonder aankoopverplichting registeren!

Een klant

Alles begint met het aanmaken van een klant. Geen klanten in het syteem, geen facturen!
Voor het aanmaken van een klant ga je naar het klantenbeheer en klik je daar op de knop Klant toevoegen. Een aantal zaken zijn reeds voor jou ingevuld:

1. Het klantennummer: dit is een automatisch oplopend nummer, we nemen hiervoor het hoogste en tellen daar 1 bij. Je kan dit natuurlijk vrij aanpassen
2. De facturatie-taal: dit is meestal de taal van de klant zodat je de factuur in zijn taal kan versturen. Standaar staat dit ingesteld op de taal die je voor het bedrijf hebt ingesteld.
3. De munteenheid: ook dit kan per klant anders zijn, als je wilt factureren aan klant in Groot-Britanië en je wilt hem niet facturen in Euro maar in Pond kan je dit aanpassen. Standaard staat dit op de munteenheid van je bedrijf, meestal dus Euro.
4. De betaaltermijn (net) in dagen: deze wordt standaard op 14 dagen gezet voor een nieuwe klant.

Als je deze waarden aangepast hebt moet je nog even de naam en het adres van de klant invoeren (deze velden zijn verplicht) en indien de klant een bedrijf is en dus een BTW-nummer heeft kan je dat hier ook reeds invoeren.
Opgelet: als een bedrijf nog maar net opgericht is (en nog niet in het staadsblad verschenen is of de BTW activatie is nog niet rond) dan zal de validate van het BTW-nummer falen. Om hierrond te werken kan je tijdelijk het BTW-nummer leeg laten en bij het opmaken van de factuur bij de algemene voorwaarden aangeven dat het bedrijf in sé in oprichting is. Als de BTW-activatie helemaal rond is kan je nogmaals proberen de klant in te voeren en zou het BTW-nummer wel gevalideerd moeten kunnen worden!

Het emailadres moet niet ingevuld worden, echter als je dat hier wel al doet dan moet je je hier al geen zorgen over maken bij het versturen van de factuur. Je kan ook meteen na het aanmaken van een klant een contactpersoon koppelen aan de klant. Dan zullen zijn gegevens (email en telefoonnummer) gebruikt worden voor het verder opbouwen van de factuur.

De juist facturatie-instellingen

Op je bedrijfsprofiel kan je een heleboel instellingen gaan aanpassen, in dit artikel zullen we focussen op het blokje Factuur en offerte instellingen. In deze instellingen kan je volgende zaken aanpassen die op alle toekomstige facturen zullen toegepast worden:

1. Emailadres: dit is het email adres van je bedrijf, alle emails die Factsys verstuurd in uw naam zullen dit emailadres als afzender hebben
2. Telefoonnummer: dit is een telefoonnummer van je bedrijf dat op de facturen zal vermeld worden als contact informatie
3. IBAN + BIC: Dit zijn de bankgegevens (rekeninummer + bank identificatie code) van je bedrijf dit op de facturen vermeld worden bij de betaalinstructies
4. Het type mededeling: dit kan zijn een Belgisch gestructureerde mededeling of een vrije mededeling waarin je met zogenaamde placeholders een standaard vrije mededeling kan gaan opstellen die op alle facturen kan toegepast worden. De Belgish gestructureerde mededeling zal voor elke nieuwe factuur gegeneerd worden en uniek zijn voor je bedrijf.
5. De verkoopsvoorwaarden voor een offerte en de algemene voorwaarden voor facturen: Deze zullen op de respectievelijke documenten worden vermeld. Best kan je deze opstellen met of laten nalezen door een advocaat.
6. De accent-kleur van de factuur: sommige factuur-templates ondersteunen accentkleuren. De bedoeling is dat dit dè kleur van je bedrijf is zodat je factuur (indien ondersteund in de template) een persoonlijke touch krijgt.
7. De factuurtemplate: Je hebt keuzen tussen een aantal verschillende templates. De templates kunnen verschillende zaken ondersteunen, afhankelijk van het icoontje weet je welke functies er al dan niet ondersteund worden voor de template:
    De ingestelde accentkleur zal gebruikt worden om de factuur te personaliseren voor je bedrijf
    Je bedrijfslogo (indien ingesteld bovenaan in je bedrijfsprofiel) zal gebruikt worden op de factuur

Al deze gegevens worden gebruikt om je factuur op te maken. Maar van zodra de factuur initieel gemaakt is kan u al deze zaken factuur per factuur nog gaan overschrijven indien dit nodig zou zijn alvorens de factuur te finaliseren en te versturen naar de klant!

Je eerste factuur!

Je eerste factuur aanmaken is kinderspel. Het enige wat je moet doen is je klant selecteren, factuurlijnen toevoegen en je factuur is klaar voor verzending.

Maar we beginnen dus met het selecteren van een klant. Van zodra je op de knop drukt voor het maken van een nieuwe factuur komt er een popup waarin je de klanr kan selecteren. Dat doe je door in het invoerveld te beginnen typen  waarna de klanten die voldoen aan je ingevoerde zoekopdracht getoond worden in een lijst. Daaruit selecteer je de klant voor wie je een factuur wenst aan te maken.

Vervolgens moet je de inhoud van de factuur nog opbouwen. Dit doe je door in het Factuurlijnen paneel op de blauwe knop met de plus te klikken. Zoals je kan zien op onderstaande screenshot worden alle waarden meteen voor jou berekend. De volgorde van de lijnen kan je ook steeds wijzigen door op de pijltjes te klikken. Wil je een bijna exacte kopij van een bepaalde lijn toevoegen dan kan je op het tweede blauwe knopje van die lijn klikken, het kopieer icoon.

Na het opbouwen van de inhoud van je factuur moet je de gegevens van de factuur nog instellen. Deze worden voor jou volledig standaard ingesteld op basis van de klantgegevens voor wie de factuur is en op basis van je instellingen in je bedrijfsprofiel.

Een aantal van de meest interessante instellingen lijsten we hier graag voor jou op:

1. Bijlagen: op de eerste tab Bijlagen kan je extra bestanden (maximaal 3, elk met een maximale grootte van 800kb) uploaden die zullen meegestuurd worden met je factuur. Elk bestand is mogelijk (Excel, PDF, Word, CSV,...)
2. Factuurgegevens: Bij de factuurgegevens pas je alle basisinformatie van de facuur aan zoals de datum van de factuur (belangrijk voor de berekening van de vervaldatum) en het onderwerp van de factuur.
3. Betalingsgegevens: Ook de betalingsgegevens zijn uiteraard belangrijk. Hier kan je aanpassen wat voor mededeling er op je factuur dient te komen (een mededeling die je vrij invoert of een Belgisch gestructureerde mededelng die door Factsys gegenereerd wordt).
4. Contactgegevens en klantgegevens: De contactgegevens en klantgegevens worden gebruikt voor het opbouwen van de factuur en voor het versturen/emailen ervan. Afhankelijk van de factuurtemplate die je gebruikt zullen bepaalde contactgegevens wel of niet gebruikt worden.

Steeds wanneer je iets aanpast kan je een voorbeeld opvragen hoe de factuur er zal komen uit te zien. Dit doe je door bovenaan op de knop Voorbeeld te klikken. Wanneer dit voorbeeld er goed uit ziet en je klaar bent met de inhoud van de factuur aan te passen kan je op Factuur finaliseren klikken. Dit zal de finale versie van de factuur aanmaken, alsook het PDF bestand van de factuur dat later gebruikt kan worden om lokaal op te slaan of te versturen.

Proficiat! Je eerste factuur met Factsys is een feit! Ze staat nu klaar om verstuurd te worden naar je klant (of om ze af te drukken en per post op te sturen: denk dan wel even aan het milieu).

Heb je nog vragen hieromtrent of een andere vraag wat betreft Factsys? Aarzel dan niet om ons te contacteren op info@factsys.be!