Wat moet er allemaal op mijn factuur?

Begin je net te werken als zelfstandige of ZZP'er dan is het opgestellen van je eerste factuur altijd wel een spannend moment. Er zijn allerhande voorbeelden beschikbaar op het inernet en tools zoals Factsys helpen je bij het opstellen en beheren van je facturen. Toch is het goed om zelf ook te weten welke informatie er nu net op die facturen moet staan!

Wat u moet weten

Voor elke factuur die u opstelt naar een Belgische klant moeten minstens volgende zaken opstaan:

1. De vermelding van het woord factuur
2. Een datum van de factuur
3. Een volgnummer van de factuur
4. Naam en adres van de maatschappelijke zetel van uw bedrijf (inclusief de rechtsvorm van uw onderneming)
5. De naam en het adres van de klant/medecontractant (indien ook een bedrijf moet dit best ook zijn maatschappelijke zetel zijn en vermeld je ook best de rechtsvorm)
6. Het bankrekeningnummer van uw bedrijf
7. Het BTW nummer van uw bedrijf
8. Leveringsdatum (op de meeste facturen is dat gewoon de factuur datum)
9. Plaats waar de factuur opgemaakt werd (indien niet beschikbaar wordt er van uitgegaan dat dit het adres van uw bedrijf is)
10. Een beschrijving (voldoende gedetailleerd) van en de hoeveelheid van de geleverde goederen/diensten, de prijs van de goederen/diensten en het BTW tarief
11. Het totaal bedrag van de verschuldigde BTW (mag uitgesplits worden per tarief maar is niet noodzakelijk)
12. Indien de klant niet aan BTW onderworpen is wordt aangeraden om een reden van vrijstelling op te geven
13. Indien de inhoud factuur van de factuur ook betrekking heeft op andere facturen moeten deze hier vermeld worden
14. Algemende voorwaarden: dit is niet verplicht maar u doet er wel goed aan om deze op te nemen op uw factuur om hierin te bepalen wat de uiterste betaaldatum is en wat er gebeurt in geval van wanbetaling of discussie van de factuur
15. De rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen uw vennootschap haar zetel heeft, vaak wordt dit reeds opgenomen in de algemene voorwaarden

Deze bepalingen moet u opnemen op elke factuur die u opmaakt. Daarnaast zijn er nog een aantal zaken die in speciale gevallen verplicht vermeld moeten worden:

1. ‘BTW verlegd’, indien de BTW verschuldigd is door de klant/medecontractant
2. ‘Factuur uitgereikt door afnemer’, in het geval van self-billing
3. ‘Vrijgesteld van BTW op grond van artikel …’, indien de handeling vrijgesteld is van BTW. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn.
4. Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving (verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen,...)

Sancties

Het niet naleven van deze regels kan ertoe leiden dat een klant uw factuur niet wilt betalen en deze zonder probleem kan weerleggen. Daarnaast kan de wetgever ook boetes opleggen voor het niet naleven van deze regels, die beginnen bij 50 EUR boete en gaan tot wel 5000 EUR.

De eerste keer dat u een fout begaat en deze als louter toevallig aanzien wordt en ze geen afbreuk doet aan de Schatkist zal u 25 EUR per factuur, met een minimum van 50 EUR en een maximum van 250 EUR, beboet worden. Indien een eerste overtreding niet onder het eerste punt valt zal u per factuur 50 EUR beboet worden met een maximum van 250 EUR. Bij een tweede overtreeding zal dit minimum 125 EUR tot maxium 1250 EUR zijn Vanaf een derde overtreding ligt het minimum op 250 EUR met een maximum van 5000 EUR

Het opmaken van een goede factuur is dus cruciaal! En met Factsys helpen wij u daar graag bij!

Wat Factsys reeds voor u doet

Van zodra u een factuur aanmaakt met Factsys beschikt u over een aantal templates waaruit u kan kiezen. Al deze templates bevatten reeds een 90% van alle verplichte gegevens. Het adres van u en uw klant wordt er op gezet, uw BTW nummer (en dat van uw klant indien beschikbaar), de factuur datum en het volgnummer, de betaaltermijn,...

Voor de producten of diensten die u factureert dient u ook alle verplichte gegevens zoals BTW tarief, eenheidsprijs, aantal en omschrijving op te geven (eventueel ook een korting) en wordt dit allemaal mee opgenomen in de definitieve factuur.

Daarnaast is het nog het vrijë tekstveld voor de algemene voorwaarden waarin u nog alle overige wettelijke (en andere) zaken in kwijt kan. Wij raden dan ook aan om algemene voorwaarden op te stellen die u kan hergebruiken op al uw facturen. In uw bedrijfsprofiel kan u dit invoeren en dan gebruiken wij deze voor alle toekomstige facturen. Bij het aanmaken van de factuur kan u dit echter aanpassen of aanvullen met extra gegevens. 

Op deze manier geeft Factsys u een stabiele, wettelijke, basis waarop u naar hartelust kan voortbouwen op maat van uw eigen onderneing of organisatie.

Zit u met vragen omtrent het opstellen van een factuur of heeft u vragen omtrent Factsys aarzel dan niet om ons te contacteren op info@factsys.be.